訪客登記管理系統(tǒng)一般用于企業(yè)、政府機(jī)關(guān)大門，可以閱讀代身份證、護(hù)照、駕照，并可現(xiàn)場(chǎng)拍照，具有臨時(shí)智能卡發(fā)放與管理功能。這套系統(tǒng)對(duì)于場(chǎng)所安全級(jí)別有很大的提升。目的是為了掌握并管理企業(yè)來(lái)訪人員的動(dòng)態(tài)。它是一套能有效快捷的管理公司員工或訪客進(jìn)出公司所需填寫進(jìn)出記錄等相關(guān)信息的管理軟件，原理是使用計(jì)算機(jī)快速等級(jí)訪客人員信。

現(xiàn)訪客管理有以下三種   

  一、手工登記訪客系統(tǒng)

    假設(shè)應(yīng)用場(chǎng)所已經(jīng)使用了通道、梯控、門禁出入管理系統(tǒng)。來(lái)訪者到達(dá)入口或前臺(tái)，告知安保人員將要訪問(wèn)的公司或人員以及訪問(wèn)原因，安保人員致電被訪公司確認(rèn)是否允許，如果允許訪問(wèn)，訪問(wèn)者在登記簿上填寫身份信息，安保人員檢驗(yàn)后發(fā)通行卡。

   單管理不便

    訪客信息采用紙質(zhì)登記，紙質(zhì)登記單容易丟失、容易損壞，不易保存，對(duì)歷史數(shù)據(jù)查找很不方便，如果一個(gè)月后才發(fā)現(xiàn)來(lái)訪者存在問(wèn)題，要在大疊的登記表中找到問(wèn)題訪客如同大海撈針。

 來(lái)訪者身份不易確認(rèn)

    來(lái)訪人員手工登記身份，可能出現(xiàn)隱藏身份、登記假信息情況；因人不同，字跡也各不相同，因此對(duì)來(lái)訪人員身份難以辨認(rèn)。且不說(shuō)來(lái)訪者的登記，我們甚至不能確保每一位安保人員都盡職盡責(zé)，安保人員不仔細(xì)核對(duì)登記信息，絕大多數(shù)登記也都流于形式，根本不能做到對(duì)來(lái)訪者的有效管理。

    二、計(jì)算機(jī)簡(jiǎn)單登記系統(tǒng)

    人員登記效率低

    在如今人人要求平等的年代，訪問(wèn)者得到被訪者的尊重直接影響著雙方的業(yè)務(wù)合作。有時(shí)，物業(yè)為保障來(lái)訪安全的權(quán)責(zé)劃分，甚至要求必須由被訪者引領(lǐng)來(lái)訪者才能進(jìn)入，嚴(yán)重影響來(lái)訪者的時(shí)間和心情，難免不會(huì)將情緒歸結(jié)在被訪者身上。

    通過(guò)人員進(jìn)行登記的訪客管理事實(shí)上起步較早，在通道和門禁發(fā)展階段就已經(jīng)存在，但許多人員登記僅僅流于形式，并沒(méi)有真正的做到對(duì)來(lái)訪者進(jìn)行管理。而正是由于人員訪客登記方式的諸多問(wèn)題，在計(jì)算機(jī)如此發(fā)達(dá)的時(shí)代，人們發(fā)明了用計(jì)算機(jī)代替手工登記的訪客系統(tǒng)。

    人員登記訪客來(lái)訪體驗(yàn)不好

    正是由于手工登記的諸多問(wèn)題，人們開(kāi)始將來(lái)訪者登記轉(zhuǎn)移到了電腦上，計(jì)算機(jī)登記能夠解決手工登記的一些問(wèn)題，例如：計(jì)算機(jī)代替人工登記，避免了字跡不清、錯(cuò)位等問(wèn)題；計(jì)算機(jī)訪客系統(tǒng)與證件掃描儀相連，無(wú)需輸入，直接掃描即可完成對(duì)來(lái)訪者身份的確認(rèn)，掃描儀可直接讀取一代身份證、二代身份證、駕照、護(hù)照、軍官證、港澳臺(tái)通行證等有效證件；計(jì)算機(jī)登記加快了訪客登記速度。

    計(jì)算機(jī)訪客系統(tǒng)與監(jiān)控設(shè)備相連，監(jiān)控設(shè)備實(shí)時(shí)抓拍來(lái)訪者當(dāng)前圖像，在電腦界面上將其與身份證件圖像進(jìn)行對(duì)比、保存，如此使得信息更加可靠安全。但計(jì)算機(jī)登記式訪客系統(tǒng)還僅僅處于確認(rèn)訪客信息的階段，而訪客管理并不僅僅是為了確認(rèn)訪客信息。從目前的市場(chǎng)形勢(shì)看，最先促發(fā)訪客需求的將是人員流動(dòng)大、身份復(fù)雜的場(chǎng)所，例如政府、法院、市民中心、檢察院、大型城市綜合體、高端寫字樓等。這些場(chǎng)所管理方想要對(duì)來(lái)訪人員進(jìn)行管理，從而確保多種業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展，但同時(shí)，由于場(chǎng)所的公開(kāi)性，他們又要保持良好的社會(huì)形象和平等觀念，而這種基于簡(jiǎn)單登記的訪客系統(tǒng)就沒(méi)有辦法滿足需求了。

    不能應(yīng)付大流量的來(lái)訪者

    因?yàn)橛?jì)算機(jī)訪客登記僅僅是將手工登記轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)上，雖然登記時(shí)間較手工登記有所提高，但如果在人流量大的場(chǎng)所，如市民中心、城市綜合體等，擁堵情況還是經(jīng)常發(fā)生。場(chǎng)所中前臺(tái)一般設(shè)置一個(gè)，工作人員配備兩個(gè)，而計(jì)算機(jī)訪客登記終端一般也只能配備一臺(tái)，這和之前的手工登記配置基本一樣。因此還是起不到來(lái)訪人員登記分流作用，速度當(dāng)然不可能提升很多。

    不能做到良好的用戶體驗(yàn)

    正如上文所說(shuō)，目前促發(fā)需求的多是市政建設(shè)和高檔商務(wù)中心，訪問(wèn)這些場(chǎng)所的人員通常對(duì)平等性、服務(wù)態(tài)度和受尊重性的要求更高，長(zhǎng)時(shí)間的前臺(tái)等候終將消磨來(lái)訪者的耐心；這樣的訪客登記實(shí)際上并沒(méi)有做到很好的用戶體驗(yàn)。正如我們前文對(duì)訪客系統(tǒng)的設(shè)想，我們不僅想確認(rèn)來(lái)訪者的身份，我們同樣希望在不影響他訪問(wèn)的同時(shí)對(duì)他場(chǎng)內(nèi)的運(yùn)動(dòng)軌跡進(jìn)行管理。

    三、主動(dòng)式訪客管理系統(tǒng)

    不管是上文的手工登記，還是計(jì)算機(jī)登記，其實(shí)都不是成熟的訪客管理，僅僅做了訪客管理的一個(gè)部分——身份確認(rèn)。就調(diào)研結(jié)果顯示，目前市場(chǎng)需要的是能夠給用戶帶來(lái)良好體驗(yàn)，又可確保安全訪問(wèn)的訪客管理系統(tǒng)！這種訪客管理不僅要確保他進(jìn)入場(chǎng)所的身份安全，同時(shí)要確保他場(chǎng)所內(nèi)部的訪問(wèn)安全。

    那么，怎樣才能既做到優(yōu)秀的用戶體驗(yàn)、又保持高效安全的訪客管理呢？答案只有一個(gè)，化被動(dòng)為主動(dòng)！可以在入口處設(shè)置自助式訪客終端，客戶自行刷卡或致電被訪者即可判斷是否允許訪問(wèn)，自助訪客終端登記速度比被動(dòng)式的登記速度更快；且系統(tǒng)能與通道、梯控、門禁聯(lián)動(dòng)，可實(shí)現(xiàn)對(duì)訪客的一卡通管理，這樣，我們能夠從管理端非常清晰的看到訪客在場(chǎng)內(nèi)的軌跡；同時(shí)，我們可以根據(jù)場(chǎng)所人流量配置多臺(tái)自助終端，如此便可起到很好的分流作用，不至入口擁堵

  現(xiàn)訪客一體機(jī)可實(shí)現(xiàn)的功能

①進(jìn)入登記

1.自動(dòng)感應(yīng)二代身份證讀取信息

2.掃描一、二身份證，駕駛證，居住證，護(hù)照，臺(tái)胞證，回鄉(xiāng)證等自動(dòng)識(shí)別信息

3.其它證件掃描保存圖片

4.現(xiàn)場(chǎng)拍照人像及物品圖像

5.被訪人電話自動(dòng)查找、可加一鍵撥號(hào)

6.多人來(lái)訪快速登記

7.來(lái)訪人信息登記

8.被訪人信息登記

9.打印訪客單，或發(fā)放通行卡

②個(gè)性化功能

1.當(dāng)日訪客人數(shù)，訪客離開(kāi)人數(shù)，未離開(kāi)人數(shù)自動(dòng)顯示

2.被訪人姓名模糊查詢

3.黑名單提醒

4.系統(tǒng)管理權(quán)限分級(jí)

5.訪客單樣式可以設(shè)定

③離開(kāi)登記

1.條碼槍掃描訪客單離開(kāi)登記

2.讀卡器讀取通行卡離開(kāi)

3.讀取身份證離開(kāi)

④查詢功能

1.訪客記錄查詢并可導(dǎo)出Excel

2.訪客數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)查詢

⑤網(wǎng)絡(luò)功能

1.支持網(wǎng)絡(luò)功能

2.支持多臺(tái)局域網(wǎng)內(nèi)信息共享

3.支持多臺(tái)廣域網(wǎng)內(nèi)信息共享